학습목표
- OEM·ODM 공장의 기본 조직도를 그릴 수 있습니다.
- 대표와 공장장이 무엇을 결정하고 무엇을 책임지는지 말할 수 있습니다.
- 연구소의 세 가지 일(처방개발, 인허가, 안정성)을 구분할 수 있습니다.
- 영업·품질·생산·구매·물류·경영지원 부서의 역할과 서로의 관계를 설명할 수 있습니다.
- 소규모 공장과 중견 공장의 조직이 어떻게 다른지 말할 수 있습니다.
이 질문은 누구에게 해야 하나
입사 첫 주, 신입사원에게 고객사 전화가 옵니다. “지난번 토너 납기가 언제죠? 그리고 단상자 색이 지난번과 다른 것 같은데요. 아, 그리고 새 향으로 샘플 하나 더 부탁드려요.” 세 가지 질문입니다. 납기는 누가 알고, 단상자 색은 누가 판단하고, 샘플은 누가 만드는지 모릅니다. 전화를 끊고 사무실을 둘러봅니다. 다들 바빠 보입니다.
공장은 여러 부서가 각자 다른 일을 하면서 하나의 제품을 만듭니다. 누가 무엇을 하는지 알면 질문을 제자리에 보낼 수 있고, 내 일이 어디서 와서 어디로 가는지 보입니다. 이 장은 일반적인 화장품 OEM·ODM 공장의 조직을 설명합니다. 회사마다 이름과 나눔이 조금씩 다르지만 하는 일은 같습니다. 아래 표는 도입부 질문 세 가지의 답입니다.
| 질문 | 답을 아는 부서 | 이유 |
|---|---|---|
| 납기가 언제인가 | 생산관리(또는 영업) | 생산 계획을 세우는 부서 |
| 단상자 색이 다른가 | 품질관리(QC) | 표준 견본과 비교해 판정하는 부서 |
| 새 향 샘플 | 연구소(영업을 통해) | 처방을 만드는 부서, 요청은 영업이 받는다 |
1. 일반적인 OEM·ODM 공장 조직도
세 층으로 보면 간단하다
화장품 공장의 조직은 세 층으로 보면 간단합니다. 맨 위에 결정하는 경영층이 있고, 그 아래에 제품을 만드는 부서들이 있고, 그 옆에 부서들을 돕는 지원 부서가 있습니다. 아래 표는 일반적인 조직의 구성입니다.
| 층 | 부서 | 하는 일 한 줄 |
|---|---|---|
| 경영층 | 대표, 공장장 | 방향을 정하고 최종 책임을 진다 |
| 만드는 부서 | 연구소 | 처방을 개발하고 인허가를 준비한다 |
| 만드는 부서 | 생산 | 칭량·제조·충전·포장을 한다 |
| 만드는 부서 | 품질(QC·QA) | 검사하고, 기준을 지키게 한다 |
| 만드는 부서 | 구매, 자재·물류 | 원료와 부자재를 사고, 보관하고, 출하한다 |
| 돕는 부서 | 영업 | 고객사를 받고 주문을 가져온다 |
| 돕는 부서 | 경영지원(인사·총무·재무·전산) | 사람, 돈, 건물, 시스템을 관리한다 |
영업을 “돕는 부서”에 넣은 것이 의아할 수 있습니다. 영업은 일을 가져오는 부서이지만, 제품을 직접 만들지는 않습니다. 고객사와 공장 사이에서 양쪽의 말을 번역하는 역할이 많습니다. 그래서 영업을 “만드는 부서”와 따로 두었습니다.
일의 흐름으로 보는 조직
조직도는 위아래로 그리지만, 일은 왼쪽에서 오른쪽으로 흐릅니다. 영업이 주문을 받고, 연구소가 처방을 만들고, 구매가 원료와 부자재를 사고, 생산이 만들고, 품질이 검사하고, 물류가 출하합니다. 이 흐름에서 각 부서는 앞 부서에서 무엇을 받고 뒷 부서에 무엇을 넘기는지가 정해져 있습니다. 16장에서 이 흐름을 자세히 다룹니다. 이 장에서는 각 부서가 무엇을 하는지를 먼저 봅니다.
이미지: 화장품 OEM·ODM 공장의 조직도
- 주제: 맨 위에 “대표”, 그 아래 “공장장”, 그 아래 가로로 “영업”, “연구소”, “생산”, “품질”, “구매·물류”, “경영지원” 여섯 상자가 나란히 연결된 조직도. 연구소 아래에 “처방개발”, “인허가”, “안정성”, 품질 아래에 “QC”, “QA” 작은 상자.
- 구도: 가로로 긴 트리 형태. 위에서 아래로 세 층.
- 스타일: 평면 일러스트. 흰 배경, 상자는 연한 단색, 선은 검정 가는 선.
- 글자: 모두 한글. 글자 높이는 이미지 가로폭의 1/40, 모든 글자 같은 크기.
- 금지: 사람 그림, 영문 설명, 그림자, 장식 아이콘.
2. 경영층: 대표와 공장장
대표는 바깥을 보고 공장장은 안을 본다
대표는 회사가 어디로 갈지를 정합니다. 어떤 고객사를 받을지, 어떤 설비에 투자할지, 어떤 제품군에 집중할지를 결정합니다. 고객사 대표와 만나고, 은행과 이야기하고, 법적 책임을 집니다. 공장장은 공장 안에서 일이 돌아가게 합니다. 생산 계획, 인력 배치, 설비 관리, 안전, 품질 문제의 최종 판단이 공장장의 일입니다. 아래 표는 두 자리의 차이입니다.
| 구분 | 대표 | 공장장 |
|---|---|---|
| 보는 것 | 시장, 고객사, 돈, 법 | 생산, 품질, 설비, 사람 |
| 결정하는 것 | 투자, 신규 고객사, 조직 개편, 단가 정책 | 생산 우선순위, 출하 여부, 설비 수리, 인력 배치 |
| 책임지는 것 | 회사 전체의 결과 | 공장 안의 안전과 품질 |
| 법적 지위 | 화장품제조업자의 대표자 | 보통 안전보건관리책임자 등 겸임 |
| 신입사원과의 거리 | 멀다. 공식 자리에서 만난다 | 가깝다. 현장에서 매일 마주친다 |
중소 공장에서는 대표가 공장장을 겸하거나, 가족이 나눠 맡기도 합니다. 이때는 한 사람이 두 역할을 하므로 신입사원이 보기에는 “사장님이 다 정한다”로 보입니다. 그래도 두 역할은 다릅니다. 같은 사람에게 물어도 “고객사와의 약속”을 묻는 것과 “오늘 라인 순서”를 묻는 것은 다른 질문입니다.
품질책임자라는 자리
화장품 공장에는 법이 정한 특별한 자리가 있습니다. 화장품법에 따른 품질관리와 제조관리를 총괄하는 사람으로, CGMP 기준에서는 품질보증 책임자라고 부릅니다. 이 사람은 생산과 독립된 위치에서 출하를 승인합니다. 대표나 공장장이 “납기가 급하니 내보내라”고 해도 품질 기준에 미달하면 출하를 막을 수 있어야 합니다. 이 구조를 모르면 “왜 품질부서가 사장님 말을 안 듣나”하고 의아할 수 있습니다. 그것이 법이 요구하는 구조입니다.
3. 연구소: 처방개발, 인허가, 안정성
세 가지 일이 한 방에 있다
연구소는 처방을 만드는 곳으로만 알려져 있지만, 실제로는 세 가지 다른 일을 합니다. 처방을 개발하는 일, 그 처방이 법에 맞는지 확인하고 서류를 만드는 인허가, 그리고 제품이 변하지 않는지 확인하는 안정성 시험입니다. 큰 회사는 세 팀이 따로 있고, 작은 회사는 한두 사람이 다 합니다. 아래 표는 세 가지 일의 내용입니다.
| 일 | 무엇을 하나 | 누구와 일하나 | 결과물 |
|---|---|---|---|
| 처방개발 | 고객사 요청에 맞는 처방을 짜고 샘플을 만든다 | 영업, 고객사, 원료사 | 처방서, 샘플, 제조 표준서 |
| 인허가 | 원료 규제 확인, 기능성 심사, 수출 서류, 표시사항 검토 | 고객사, 식약처, 수출 대행사 | 전성분, 심사 서류, 수출 증명서 |
| 안정성 | 가속·장기·호환성 시험을 하고 판정한다 | 품질, 생산 | 시험 기록, 사용기한 근거 |
연구소에 물어볼 것과 아닌 것
신입사원이 연구소에 물어볼 것은 처방과 관련된 것입니다. 이 원료를 바꿔도 되는가, 이 제품은 왜 이 온도에서 만드는가, 이 성분은 왜 들어가는가 같은 질문입니다. 반대로 납기, 수량, 단가는 연구소에 묻지 않습니다. 그것은 영업과 생산관리의 일입니다. 고객사가 연구소에 직접 연락해 샘플을 요청하는 일도 막아야 합니다. 요청이 영업을 거쳐야 우선순위가 정리되고 기록이 남습니다.
연구소와 생산의 거리
연구소에서 만든 처방이 생산에서 그대로 나오지 않는 일이 있습니다. 비커에서 1kg을 만들 때와 탱크에서 1톤을 만들 때 교반, 온도, 시간이 다르기 때문입니다. 이것을 스케일업(scale-up) 문제라고 하며, 17장에서 다룹니다. 여기서 기억할 것은 처방서와 제조 표준서는 연구소가 쓰지만, 그것이 현장에서 맞는지는 생산이 알려 줘야 한다는 것입니다. 연구소가 현장을 모르고 현장이 연구소를 모르면 사이에서 제품이 망가집니다. 좋은 공장은 연구원이 처음 양산할 때 탱크 옆에 서 있습니다.
4. 영업·품질·생산·구매·물류·경영지원
영업: 고객사의 창구
영업은 고객사를 찾고, 요청을 받고, 견적을 내고, 주문을 받습니다. 그러나 화장품 OEM 영업의 진짜 일은 주문을 받은 뒤에 시작됩니다. 고객사의 요청을 연구소와 생산이 알아듣는 말로 바꾸고, 공장의 사정을 고객사가 받아들이는 말로 바꿉니다. 납기가 밀리면 영업이 설명하고, 품질 문제가 생기면 영업이 먼저 듣습니다. 영업은 고객사의 편이면서 공장의 편이어야 하는 어려운 자리입니다.
품질: QC와 QA는 다른 일이다
품질부서는 보통 둘로 나뉩니다. 품질관리(QC, Quality Control)는 검사를 합니다. 원료가 들어오면 검사하고, 벌크가 만들어지면 검사하고, 완제품이 나오면 검사합니다. 품질보증(QA, Quality Assurance)은 검사가 필요 없도록 체계를 만듭니다. 문서를 관리하고, 교육하고, 일탈을 처리하고, 심사를 받습니다. 아래 표는 두 일의 차이입니다.
| 구분 | QC(품질관리) | QA(품질보증) |
|---|---|---|
| 한 줄로 | 만든 것을 검사한다 | 잘 만들어지도록 체계를 만든다 |
| 주요 일 | 입고·공정·완제품 검사, 미생물 시험, 성적서 발행 | 문서 관리, 일탈·변경 관리, 교육, 내부 심사, 출하 승인 |
| 일하는 곳 | 시험실, 현장 | 사무실, 현장 |
| 도구 | pH 미터, 점도계, 배양 배지, 표준 견본 | 기준서, 절차서, 기록, 체크리스트 |
| 결과물 | 시험성적서 | 출하 승인서, 일탈 보고서, 교육 기록 |
작은 공장에서는 한 사람이 QC와 QA를 다 합니다. 그래도 두 일은 구분해 기록합니다. 20장과 21장에서 각각 자세히 다룹니다.
생산: 제조와 포장은 다른 팀이다
생산부서는 보통 제조(칭량·혼합)와 충전·포장으로 나뉩니다. 제조는 원료를 달고 탱크에서 섞어 벌크를 만듭니다. 소수의 숙련자가 큰 설비를 다룹니다. 충전·포장은 벌크를 용기에 담고 단상자에 넣습니다. 사람이 가장 많이 일하는 곳이고, 제품이 바뀔 때마다 라인을 바꿉니다. 그 위에 생산관리가 있어 어느 제품을 언제 만들지 계획을 세웁니다. 납기를 묻는 질문은 생산관리에게 갑니다.
구매와 자재·물류: 들어오는 것과 나가는 것
구매는 원료와 부자재를 삽니다. 어디서 살지, 얼마에 살지, 언제 들여올지를 정합니다. 자재는 들어온 것을 보관하고 생산에 내어 줍니다. 물류는 완제품을 보관하고 출하합니다. 세 일은 모두 “물건이 어디에 얼마나 있는가”를 다루므로 재고 숫자가 틀리면 세 부서가 동시에 흔들립니다. 아래 표는 세 부서의 구분입니다.
| 부서 | 다루는 것 | 핵심 숫자 | 자세한 장 |
|---|---|---|---|
| 구매 | 원료·부자재 발주 | 단가, 리드타임, MOQ | 18장 |
| 자재 | 입고 후 보관과 불출 | 재고 수량, 보관 조건 | 22장 |
| 물류 | 완제품 보관과 출하 | 출하 수량, 로트, 배송 | 22장 |
경영지원: 보이지 않지만 없으면 멈춘다
인사, 총무, 재무, 전산은 제품과 직접 닿지 않습니다. 그러나 급여가 안 나오면, 전기가 끊기면, 원료 대금을 제때 못 보내면, ERP가 멈추면 공장은 돌지 않습니다. 신입사원이 입사 첫날 만나는 사람도 이 부서입니다. 중소 공장에서는 한두 사람이 네 가지 일을 다 하므로, 이 사람들이 무엇을 하는지 알아 두면 회사의 많은 일이 어떻게 돌아가는지 보입니다.
5. 규모별 조직 형태
사람 수가 조직을 정한다
같은 일을 해도 공장 규모에 따라 조직은 다르게 생겼습니다. 사람이 적으면 한 사람이 여러 일을 하고, 사람이 많으면 일이 여러 사람에게 나뉩니다. 아래 표는 규모별 조직의 차이입니다.
| 구분 | 소규모(20명 안팎) | 중규모(50~100명) | 중견(200명 이상) |
|---|---|---|---|
| 경영층 | 대표가 공장장 겸임 | 대표 + 공장장 | 대표 + 임원 여러 명 + 공장장 |
| 연구소 | 1~3명, 인허가·안정성 겸임 | 처방 팀 + 인허가 담당 | 제형별 팀, 인허가팀, 안정성팀 분리 |
| 품질 | 1~2명이 QC·QA 겸임 | QC와 QA 담당 구분 | QC팀, QA팀, 미생물팀 분리 |
| 생산 | 제조와 포장을 같은 사람들이 | 제조팀, 포장팀 | 제형별 제조팀, 라인별 포장팀, 생산기술팀 |
| 구매·자재 | 한 사람이 구매·자재·물류 | 구매 담당 + 자재 담당 | 구매팀, 자재팀, 물류팀 |
| 영업 | 대표가 직접 | 영업 담당 2~3명 | 고객사별·국내·해외 영업팀 |
| 신입사원의 경험 | 여러 일을 두루 배운다 | 한 일을 맡되 옆 일도 본다 | 한 일을 깊이 배운다 |
작은 공장의 장점과 위험
작은 공장에서는 한 사람이 여러 일을 하므로 전체 흐름을 빨리 배웁니다. 칭량도 하고, 검사도 하고, 발주도 합니다. 대신 검사하는 사람과 만드는 사람이 같으면 문제를 놓칠 위험이 있습니다. 그래서 작은 공장일수록 “만든 사람이 검사하지 않는다”는 원칙을 의식적으로 지켜야 합니다. CGMP에서 품질부서를 생산에서 독립시키라고 하는 이유입니다.
큰 공장의 장점과 위험
큰 공장에서는 일이 세분화되어 깊이 배울 수 있습니다. 대신 옆 부서가 무엇을 하는지 모르기 쉽고, 부서 사이에 일이 떨어지는 일이 생깁니다. “그건 우리 일이 아니다”는 말이 나오기 시작하면 조직이 커졌다는 신호입니다. 그래서 큰 공장은 부서 사이의 역할과 책임(R&R)을 문서로 정하고 회의체를 두어 사이를 잇습니다. 16장에서 다룹니다.
어느 쪽이든 신입사원이 할 일은 같습니다. 내 일이 무엇인지, 내 일의 앞뒤에 누가 있는지, 문제가 생기면 누구에게 말해야 하는지를 첫 달 안에 알아두는 것입니다.
OJT 현장노트
고객사가 연구원에게 직접 전화한 날
고객사 담당이 영업을 거치지 않고 연구원에게 직접 전화해 “향만 살짝 바꾼 샘플 하나만 빨리”를 부탁했습니다. 연구원은 친절하게 이틀 만에 보냈습니다. 그 뒤로 고객사는 매번 연구원에게 직접 전화했고, 샘플 요청이 기록 없이 쌓였습니다. 두 달 뒤 “지난번 그 샘플로 양산해 달라”는 주문이 왔는데, 어느 샘플인지 아무도 몰랐습니다. 연구원 책상에 번호 없는 샘플이 열두 개 있었습니다.
요청이 영업을 거치는 것은 절차를 위한 것이 아닙니다. 기록이 남고, 우선순위가 정리되고, 연구원이 보호받기 위한 것입니다. 그 후 이 회사는 모든 샘플 요청을 영업이 번호를 붙여 연구소에 전달하도록 했습니다.
사장님이 내보내라고 한 제품을 막은 품질담당
납기 마지막 날, 완제품 미생물 검사 결과가 아직 나오지 않았습니다. 대표가 “고객사가 난리니 먼저 보내고 결과는 내일 보자”고 했습니다. 품질담당은 출하 승인을 하지 않았습니다. 다음 날 결과는 적합이었고 제품은 하루 늦게 나갔습니다. 대표는 화내지 않았습니다. 품질담당이 법이 정한 자기 역할을 한 것이고, 만약 부적합이었다면 회수였기 때문입니다.
조직도에서 품질부서가 생산과 나란히 그려져 있는 이유가 이것입니다. 품질이 생산 아래에 있으면 납기가 품질을 이깁니다. 신입사원이 품질부서에 배치되면 이 무게를 알고 시작해야 합니다.
선배의 한마디
“조직도는 벽에 붙여 두는 그림이 아닙니다. 문제가 생겼을 때 누구에게 가야 하는지 알려 주는 지도입니다. 첫 달에는 부서마다 한 사람씩 이름과 얼굴을 외우십시오. 그리고 그 사람이 무엇을 하는지 한 줄로 말할 수 있게 되면, 어느 질문이 와도 길을 잃지 않습니다.”
핵심정리
- 공장 조직은 결정하는 경영층, 만드는 부서(연구소·생산·품질·구매·자재), 돕는 부서(영업·경영지원) 세 층으로 보면 간단합니다.
- 대표는 바깥(시장·돈·법)을 보고 공장장은 안(생산·품질·설비·사람)을 봅니다. 품질책임자는 생산과 독립해 출하를 승인합니다.
- 연구소는 처방개발, 인허가, 안정성 세 가지 일을 합니다. 샘플 요청은 영업을 거쳐 기록을 남깁니다.
- QC는 검사하고 QA는 체계를 만듭니다. 생산은 제조와 충전·포장으로, 구매·자재·물류는 들어오는 것과 나가는 것으로 나뉩니다.
- 작은 공장은 한 사람이 여러 일을, 큰 공장은 여러 사람이 한 일을 합니다. 어느 쪽이든 “만든 사람이 검사하지 않는다”는 원칙은 같습니다.
확인문제
1. 고객사가 “납기가 언제냐”고 물을 때 답을 알고 있는 부서는 어디입니까?
① 연구소 ② 생산관리 ③ 품질보증 ④ 총무
2. 공장장이 주로 결정하는 것은 무엇입니까?
① 신규 고객사 유치 ② 설비 투자 ③ 생산 우선순위와 인력 배치 ④ 단가 정책
3. QA(품질보증)의 일에 해당하는 것은 무엇입니까?
① 완제품 pH 측정 ② 미생물 시험 ③ 일탈 관리와 출하 승인 ④ 원료 입고 검사
4. 연구소의 세 가지 일이 아닌 것은 무엇입니까?
① 처방개발 ② 인허가 ③ 안정성 시험 ④ 납기 결정
5. 품질책임자가 생산과 독립된 위치에 있어야 하는 이유로 옳은 것은 무엇입니까?
① 생산보다 직급이 높아야 해서 ② 납기가 품질을 이기지 못하게 하려고 ③ 검사 비용을 줄이려고 ④ 고객사가 요구해서
6. (서술) 고객사의 샘플 요청이 연구소에 직접 가지 않고 영업을 거쳐야 하는 이유를 설명하십시오.
7. (서술) 소규모 공장에서 한 사람이 여러 일을 할 때 생길 수 있는 위험과 그 대책을 설명하십시오.
