학습목표
- 원료와 부자재가 수주에서 입고까지 어떤 순서로 발주되는지 설명할 수 있습니다.
- 리드타임, 최소 주문 수량, 안전재고의 뜻을 알고 발주 시점을 계산할 수 있습니다.
- 협력업체를 선정하고 평가하는 기준을 말할 수 있습니다.
- 단가가 어떻게 정해지고 관리되는지, 원가 절감의 방법과 한계를 설명할 수 있습니다.
- 구매 담당자가 품질·생산·영업과 어떤 정보를 주고받아야 하는지 말할 수 있습니다.
도입 상황: “용기가 아직 안 왔는데요?”
생산팀 이 주임은 내일 충전 예정인 크림의 부자재를 확인하러 창고에 갔습니다. 내용물은 이미 숙성 탱크에 들어 있고, 라벨과 단상자도 들어와 있었습니다. 그런데 용기가 없었습니다. 구매팀에 물어보니 용기 업체의 사출 일정이 밀려 사흘 뒤에 들어온다는 답이 돌아왔습니다. 내용물은 탱크에서 사흘을 더 기다려야 하고, 충전 라인은 하루 종일 비게 되었습니다.
구매는 눈에 잘 띄지 않는 일입니다. 잘하면 아무 일도 없고, 문제가 생겨야 비로소 드러납니다. 그러나 공장이 사는 물건은 수백 가지이고, 그 중 하나만 없어도 생산이 멈춥니다. 이 장에서는 구매 담당자가 무엇을 언제 얼마나 어디서 사는지를 어떻게 정하는지 살펴봅니다.
1. 원료·부자재 발주 프로세스
발주는 수주에서 시작됩니다
구매는 사고 싶을 때 사는 일이 아닙니다. 고객의 주문, 즉 수주가 있어야 발주가 시작됩니다. 수주서가 나오면 생산관리는 언제 얼마나 만들지 생산계획을 세웁니다. 그 계획에 따라 필요한 원료와 부자재의 종류와 양을 계산한 것이 소요량입니다. 구매 담당자는 소요량에서 창고에 있는 재고를 빼고, 모자라는 만큼을 삽니다. 이것이 발주의 기본 원리입니다.
소요량은 BOM(Bill of Materials, 자재 명세서)에서 나옵니다. BOM은 제품 한 개를 만드는 데 필요한 모든 원료와 부자재를 수량과 함께 적은 목록입니다. 예를 들어 50mL 크림의 BOM에는 내용물 50g, 용기 1개, 캡 1개, 내뚜껑 1개, 라벨 1장, 단상자 1개, 아웃박스 1/48개가 적혀 있습니다. 여기에 수주 수량을 곱하고 로스량을 더하면 소요량이 됩니다. BOM 읽는 방법은 19장에서 더 자세히 다룹니다.
아래 표는 수주에서 입고까지 발주가 진행되는 순서와 단계별 담당자, 남는 문서를 정리한 것입니다.
| 단계 | 담당 | 하는 일 | 남는 문서 |
|---|---|---|---|
| 수주 | 영업 | 고객 발주서 접수, 수량·납기 확정 | 수주서 |
| 생산계획 | 생산관리 | 제조일·충전일 배정 | 생산계획표 |
| 소요량 산출 | 생산관리, 구매 | BOM × 수량 + 로스 | 소요량표 |
| 재고 확인 | 구매, 자재 | 창고 재고와 가용 수량 확인 | 재고 현황표 |
| 발주 | 구매 | 부족분을 업체에 주문 | 발주서 |
| 납기 관리 | 구매 | 업체 진행 확인, 지연 시 대응 | 발주 현황표 |
| 입고 | 자재, 품질 | 수량 확인, 입고검사 | 입고 전표, 검사 성적서 |
발주서에 적혀야 하는 것
발주서는 업체와의 약속 문서입니다. 품목 코드와 품명, 규격, 수량, 단가, 납기, 납품 장소, 결제 조건이 들어갑니다. 이 중 신입사원이 가장 자주 틀리는 것은 규격입니다. 같은 “50mL 크림 용기”라도 색상, 후가공, 인쇄 여부에 따라 품목이 다릅니다. 반드시 품목 코드로 발주하고, 새 품목이면 사양서나 승인 샘플을 함께 보냅니다.
원료는 부자재와 달리 로트와 유효기한이 있습니다. 원료 발주서에는 “입고 시 잔여 유효기한 12개월 이상”처럼 유효기한 조건을 적고, 시험성적서(COA)를 함께 받는다고 명시합니다. 유효기한이 얼마 남지 않은 원료가 들어오면 쓰기 전에 폐기해야 할 수 있습니다.
발주는 끝이 아니라 시작입니다
발주서를 보냈다고 일이 끝나지 않습니다. 업체가 발주를 확인했는지, 생산에 들어갔는지, 출고가 언제인지를 납기 전까지 확인합니다. 도입 상황의 사고는 발주서는 보냈지만 업체의 사출 일정이 밀린 것을 사흘 전에야 알았기 때문에 생겼습니다. 발주 현황표에 품목별 납기와 진행 상황을 적고, 납기 일주일 전에는 반드시 업체에 확인 전화를 합니다.
이미지: 발주 현황표를 확인하는 구매 담당자
- 주제: 구매 담당자가 모니터의 발주 현황표를 보며 업체에 납기 확인 전화를 하는 장면
- 구도: 책상 위 모니터와 전화기, 옆에 용기 샘플 몇 개, 손과 화면 중심
- 스타일: 실사 사진, 사무실, 자연광
- 글자: 없음(화면 내용은 흐릿하게)
- 금지: 정면 얼굴, 실제 업체명, 읽히는 가격
2. 리드타임, MOQ, 안전재고
리드타임: 주문하고 받기까지 걸리는 시간
리드타임(lead time)은 발주한 날부터 물건이 창고에 들어오는 날까지 걸리는 기간입니다. 품목마다 다르고, 같은 품목이라도 업체와 시기에 따라 달라집니다. 창고에 재고가 있는 범용 원료는 2~3일이면 들어오지만, 해외에서 수입하는 원료는 2~3개월이 걸립니다. 새로 금형을 만드는 용기는 금형 제작만 6~8주가 걸립니다.
리드타임을 알아야 발주일을 계산할 수 있습니다. 생산일에서 리드타임을 빼고, 입고검사에 드는 기간과 여유 기간을 더 빼면 늦어도 발주해야 하는 날이 나옵니다. 예를 들어 생산일이 5월 20일이고, 용기 리드타임이 4주, 입고검사 2일, 여유 3일이라면 4월 17일에는 발주해야 합니다.
아래 표는 화장품 공장에서 자주 사는 품목의 리드타임을 예시로 정리한 것입니다. 실제 기간은 업체와 상황에 따라 다릅니다.
| 품목 | 리드타임(예시) | 길어지는 이유 |
|---|---|---|
| 국내 범용 원료 | 2~5일 | 업체 재고 소진 시 |
| 수입 원료 | 8~12주 | 선적, 통관, 수입신고 |
| 향료 | 2~4주 | 조향 후 생산 |
| 기성 용기(금형 보유) | 3~4주 | 사출 일정, 후가공 추가 |
| 신규 금형 용기 | 10~14주 | 금형 제작 + 시사출 + 양산 |
| 라벨·단상자 | 2~3주 | 교정 승인 지연 시 더 길어짐 |
| 펌프·스프레이 | 4~8주 | 대부분 수입, 색상 맞춤 시 추가 |
MOQ: 업체가 받아 주는 최소 수량
MOQ(Minimum Order Quantity, 최소 주문 수량)는 업체가 주문을 받아 주는 최소 수량입니다. 용기 업체는 사출기를 한 번 돌리면 일정 수량 이상 만들어야 채산이 맞습니다. 그래서 “최소 10,000개”처럼 기준을 둡니다. 원료도 마찬가지입니다. 포장 단위가 20kg 드럼이면 5kg만 살 수 없습니다.
수주 수량이 MOQ보다 적을 때 문제가 생깁니다. 고객은 3,000개를 주문했는데 용기 MOQ가 10,000개라면, 7,000개는 창고에 남습니다. 이 남는 용기를 누가 부담할지 견적 단계에서 정해야 합니다. 보통 고객에게 MOQ를 알리고 남는 수량을 고객 부담으로 하거나, 다음 주문에 쓰기로 약속합니다. 약속 없이 사 두면 공장의 부진재고가 됩니다.
안전재고: 예상 못한 일에 대비하는 여분
안전재고(safety stock)는 납기가 밀리거나 주문이 갑자기 늘어도 생산이 멈추지 않도록 미리 두는 재고입니다. 모든 품목에 안전재고를 두지는 않습니다. 여러 제품에 공통으로 쓰이고, 리드타임이 길고, 없으면 생산이 바로 멈추는 품목에 둡니다. 정제수 제조용 필터, 범용 방부제, 공통 아웃박스 같은 것들입니다.
안전재고를 많이 두면 안심이 되지만, 돈이 창고에 묶이고 유효기한이 지나 폐기할 위험도 커집니다. 그래서 품목마다 “이 수량 아래로 떨어지면 발주한다”는 기준, 즉 발주점을 정해 둡니다. 발주점은 리드타임 동안 쓰는 양에 안전재고를 더한 값입니다.
아래 표는 세 개념이 발주 판단에 어떻게 쓰이는지 예시로 정리한 것입니다.
| 개념 | 뜻 | 예시 | 발주에 미치는 영향 |
|---|---|---|---|
| 리드타임 | 발주부터 입고까지 기간 | 용기 4주 | 언제 발주할지 |
| MOQ | 업체의 최소 주문 수량 | 용기 10,000개 | 얼마나 발주할지 |
| 안전재고 | 예비로 두는 재고 | 방부제 10kg | 발주점을 얼마로 둘지 |
| 발주점 | 이 양 이하이면 발주 | 방부제 30kg | 발주 신호 |
이미지: 리드타임과 발주점의 관계
- 주제: 시간이 흐를수록 재고가 줄어들다가 발주점에 닿으면 발주하고, 리드타임 뒤 입고되어 재고가 다시 늘어나는 흐름을 보여 주는 그래프
- 구도: 가로축 시간, 세로축 재고량, 톱니모양 재고 선, 안전재고 수평선과 발주점 수평선, 발주시점과 입고시점 사이를 “리드타임”으로 표시
- 스타일: 평면 일러스트, 한글, 선 두 개와 영역 두 개만 색 구분
- 글자: 모든 글자 높이는 가로폭의 1/40, 축 이름·선 이름 글자 크기 동일
- 금지: 영문 약어 단독 사용, 숫자 눈금 과다, 작은 범례
3. 협력업체 선정과 평가
싼 업체가 아니라 믿을 수 있는 업체
협력업체는 공장에 원료와 부자재를 공급하는 회사입니다. 신입사원은 가장 싼 곳이 좋은 업체라고 생각하기 쉽습니다. 그러나 가격은 네 가지 기준 중 하나일 뿐입니다. 품질, 납기, 가격, 대응입니다. 가격이 10% 싸도 납기를 한 번 어기면 생산 라인이 하루 멈추고, 그 손해는 10%를 훨씬 넘습니다. 불량 용기가 섞여 들어오면 선별하는 인건비가 들고, 놓치면 고객 클레임이 됩니다.
같은 품목에 대해 업체를 하나만 두지 않는 것도 중요합니다. 주 거래처와 예비 거래처를 함께 두면 한 업체에 문제가 생겼을 때 바로 대응할 수 있습니다. 다만 원료는 업체를 바꾸면 같은 이름이라도 품질이 달라질 수 있어 연구소의 확인이 필요합니다. 예비 업체의 원료도 미리 시험해 두어야 급할 때 쓸 수 있습니다.
아래 표는 협력업체를 새로 선정할 때 확인하는 항목과 확인 방법을 정리한 것입니다.
| 확인 항목 | 확인 방법 | 받아 둘 자료 |
|---|---|---|
| 품질 관리 체계 | 공장 실사, 인증 확인 | ISO 인증서, 검사 성적서 양식 |
| 생산 능력 | 설비 현황, 월 생산량 | 회사 소개서 |
| 샘플 품질 | 샘플 입고검사, 연구소 적합성 시험 | 샘플, COA, 사양서 |
| 납기 준수 | 기존 거래처 평판, 시험 발주 | 초도 발주 납기 기록 |
| 가격 조건 | 수량 구간별 견적 비교 | 견적서 |
| 재무 안정성 | 사업자등록, 거래 기간 | 사업자등록증, 신용 조회 |
| 법규 준수 | 원료 규제 성분 확인 | MSDS, 원산지 증명 |
평가는 숫자로 합니다
업체를 한 번 선정했다고 끝이 아닙니다. 거래를 이어가면서 정기적으로 평가합니다. 보통 반기나 1년에 한 번, 납기 준수율·입고 합격률·가격·대응을 점수로 매깁니다. 점수는 느낌이 아니라 기록에서 나와야 합니다. 납기 준수율은 발주 현황표에서, 입고 합격률은 품질부서의 입고검사 기록에서 가져옵니다. 그래서 구매는 품질부서와 기록을 공유해야 합니다.
아래 표는 협력업체 평가표의 예시입니다. 가중치와 기준은 회사마다 다릅니다.
| 평가 항목 | 가중치 | 산출 근거 | 만점 기준(예시) |
|---|---|---|---|
| 품질 | 40% | 입고 합격률, 클레임 건수 | 합격률 99% 이상, 클레임 0건 |
| 납기 | 30% | 납기 준수율 | 95% 이상 |
| 가격 | 20% | 동종 업체 대비 단가 | 평균 이하 |
| 대응 | 10% | 문의 회신 속도, 문제 처리 | 24시간 내 회신 |
평가 결과에 따라 등급을 나눕니다. 우수 업체에는 물량을 늘리고, 미흡 업체에는 개선을 요구하고, 개선이 없으면 거래를 줄입니다. 이 결과는 업체에도 알려 줍니다. 업체가 자신이 어떻게 평가받는지 알아야 나아질 수 있습니다.
업체와의 관계는 기록으로 남깁니다
구매 담당자는 업체와 전화로 많은 일을 처리합니다. 그러나 가격, 납기, 규격에 관한 합의는 반드시 메일이나 문서로 남깁니다. 담당자가 바뀌어도 기록이 있으면 거래가 이어집니다. 그리고 업체는 우리의 협력자이지 하청이 아닙니다. 무리한 가격 인하나 급한 납기 요구를 반복하면 정작 급할 때 도움을 받지 못합니다.
4. 단가 관리와 원가 절감
단가는 표로 관리합니다
구매가 사는 모든 품목에는 단가가 있습니다. 이 단가를 품목 코드별로 정리한 것이 단가표입니다. 단가표에는 품목, 업체, 수량 구간별 단가, 적용 시작일, 이전 단가가 들어갑니다. 단가표가 정확해야 17장에서 본 원가 계산이 맞습니다. 단가표가 오래되면 영업은 손해 보는 가격으로 견적을 내게 됩니다.
단가는 고정된 것이 아닙니다. 원유 값, 환율, 인건비가 오르면 업체는 단가 인상을 요청합니다. 구매 담당자는 인상 근거를 확인하고, 인상 폭과 적용 시점을 협의한 뒤, 단가표를 고치고 영업과 경영지원에 알립니다. 단가 변경을 구매 혼자 알고 있으면 견적과 실제 매입가가 어긋납니다.
아래 표는 단가표의 구성 예시입니다.
| 품목 코드 | 품명 | 업체 | 5,000개 단가 | 10,000개 단가 | 적용일 | 이전 단가 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PK-0231 | 50mL 유리 단지 | A사 | 720원 | 680원 | 2026-07-01 | 700원 |
| PK-0232 | 50mL 용 금색 캡 | B사 | 210원 | 195원 | 2026-07-01 | 210원 |
| RM-1104 | 글리세린(20kg) | C사 | 2,800원/kg | 2,650원/kg | 2026-04-01 | 2,900원/kg |
원가 절감의 방법
원가 절감은 업체를 압박해 값을 깎는 일이 아닙니다. 값을 깎으면 업체는 품질을 낮추거나 다른 고객을 먼저 챙깁니다. 원가 절감은 같은 품질을 더 효율적으로 사는 방법을 찾는 일입니다. 가장 효과가 큰 것은 물량을 모으는 것입니다. 여러 제품에 쓰는 용기를 같은 규격으로 통일하면 한 번에 많이 사서 단가를 낮출 수 있습니다. 표준화라고 합니다.
아래 표는 원가 절감 방법과 효과, 주의할 점을 정리한 것입니다.
| 방법 | 내용 | 기대 효과 | 주의할 점 |
|---|---|---|---|
| 규격 표준화 | 여러 제품의 용기·카톤 통일 | 물량 증가로 단가 인하 | 고객별 디자인 요구와 충돌 |
| 복수 견적 | 품목당 2~3개 업체 비교 | 시세 파악, 가격 협상력 | 품질·납기 동시 비교 |
| 연간 계약 | 1년 물량 약정 후 단가 고정 | 가격 안정, 우선 공급 | 물량 미달 시 페널티 |
| 대체 원료 검토 | 같은 기능의 저가 원료로 교체 | 원료비 절감 | 연구소 안정성 재확인 필수 |
| 로스 줄이기 | 과발주·폐기 감소 | 부진재고 없애기 | 안전재고 수준과 균형 |
| 포장 단위 조정 | 드럼 단위 구매 등 | kg당 단가 인하 | 유효기한 내 소진 가능한가 |
절감에도 선이 있습니다
원가 절감에서 가장 조심해야 할 것은 품질에 영향을 주는 변경입니다. 원료 업체를 바꾸거나, 용기 소재를 바꾸거나, 라벨 종이를 바꾸는 것은 모두 변경 관리 대상입니다. 21장에서 다루는 변경 관리 절차를 거쳐 연구소와 품질부서의 확인을 받은 뒤에야 적용합니다. 구매가 단독으로 바꾼 원료 하나가 양산품 전체를 불량으로 만들 수 있습니다.
또 하나는 고객이 지정한 자재입니다. 고객이 특정 업체의 용기나 특정 원료를 지정했다면, 더 싼 대안이 있어도 고객의 동의 없이 바꿀 수 없습니다. 이런 자재는 단가표에 “고객 지정”이라고 표시해 둡니다.
OJT 현장노트
현장노트 1: 같은 이름, 다른 원료
구매팀 신입 최 사원은 글리세린 단가가 기존 업체보다 15% 싼 새 업체를 찾았습니다. 같은 글리세린이니 문제가 없을 것이라 생각하고 바로 발주했습니다. 입고검사에서 품질부서가 색상과 냄새가 기준 샘플과 다르다고 부적합 판정을 내렸습니다. 식물성이 아니라 합성 글리세린이었고, 순도 등급도 달랐습니다.
선배는 최 사원에게 원료 사양서를 보여 주었습니다. “원료는 이름이 같아도 다른 물건이야. 업체를 바꿀 때는 샘플을 먼저 받아 연구소 확인을 거치고, 변경 승인을 받은 뒤에 발주하는 거야.” 최 사원은 그날 이후 새 업체의 원료는 반드시 샘플 시험을 거친 뒤에 발주합니다.
현장노트 2: 납기 일주일 전 전화 한 통
크림 20,000개 양산을 앞두고 구매 담당자가 납기 일주일 전 용기 업체에 확인 전화를 했습니다. 업체는 사출은 끝났지만 코팅 설비가 고장나 후가공이 닷새 밀린다고 답했습니다. 구매 담당자는 바로 생산관리와 영업에 알렸습니다. 생산관리는 다른 제품의 충전을 앞당겨 라인을 비우지 않았고, 영업은 고객에게 출하 일정을 미리 조정했습니다.
전화 한 통이 없었다면 납기 당일에 용기가 오지 않은 것을 알고, 라인은 멈추고, 고객은 출하 당일에 통보를 받았을 것입니다. 문제는 똑같이 생겼지만, 미리 알았기 때문에 사고가 되지 않았습니다.
선배의 한마디
구매는 “물건을 사는 일”이 아니라 “생산이 멈추지 않게 하는 일”입니다. 가장 싼 값에 사는 것보다 필요한 날에 필요한 품질의 물건이 있게 하는 것이 먼저입니다. 그러려면 리드타임을 외우고, 발주 현황표를 매일 보고, 업체에 먼저 전화해야 합니다.
그리고 구매는 혼자 결정하지 않습니다. 원료를 바꿀 때는 연구소에, 업체 평가를 할 때는 품질에, 단가가 바뀔 때는 영업에 물어보고 알립니다. 구매 담당자의 책상에는 단가표만 있는 것이 아니라, 회사 전체의 생산 일정이 올려져 있습니다.
핵심정리
- 발주는 수주 → 생산계획 → 소요량 산출 → 재고 확인 → 발주 → 납기 관리 → 입고의 순서로 진행됩니다.
- 소요량은 BOM에 수주 수량을 곱하고 로스량을 더해 계산하며, 발주는 품목 코드로 합니다.
- 리드타임은 발주부터 입고까지의 기간이며, 생산일에서 거꾸로 계산해 발주일을 정합니다.
- MOQ는 업체의 최소 주문 수량이며, 수주보다 많을 때 남는 수량의 부담을 견적 단계에서 정합니다.
- 안전재고는 공통 사용·긴 리드타임 품목에 두고, 발주점 이하로 떨어지면 발주합니다.
- 협력업체는 품질·납기·가격·대응 네 기준으로 선정하고, 기록에 근거한 점수로 정기 평가합니다.
- 단가는 품목 코드별 단가표로 관리하고, 변경 시 영업과 경영지원에 알립니다.
- 원가 절감은 표준화·복수 견적·연간 계약 등으로 하되, 품질에 영향을 주는 변경은 반드시 변경 관리를 거칩니다.
확인문제
1. 발주 수량을 계산하는 식으로 가장 적절한 것은?
① 수주 수량 × BOM ② 수주 수량 × BOM + 로스량 − 창고 재고 ③ 창고 재고 − 안전재고 ④ MOQ × 제품 수
2. 생산일이 6월 10일, 용기 리드타임 3주, 입고검사 2일, 여유 3일일 때 늦어도 발주해야 하는 날은?
① 5월 20일 ② 5월 15일 ③ 5월 25일 ④ 6월 3일
3. 안전재고를 두기에 가장 적합한 품목은?
① 특정 고객 전용으로 인쇄된 단상자 ② 여러 제품에 공통으로 쓰이고 수입 리드타임이 긴 방부제 ③ 한 번만 생산하는 한정판 용기 ④ 유효기한이 짧은 천연 추출물
4. 협력업체 평가에 대한 설명으로 올바른 것은?
① 가격이 가장 싼 업체가 항상 최고 등급을 받는다 ② 평가는 구매 담당자의 느낌으로 한다 ③ 납기 준수율과 입고 합격률 같은 기록을 근거로 점수를 매긴다 ④ 평가 결과는 업체에 알리지 않는다
5. 원가 절감을 위해 원료 업체를 바꿀 때 반드시 거쳐야 하는 것은?
① 영업팀의 견적 재작성 ② 연구소 확인과 변경 관리 절차 ③ 기존 업체에 통보 ④ 안전재고 증량
6. 수주 수량이 3,000개인데 용기 MOQ가 10,000개일 때 생기는 문제와, 이를 견적 단계에서 어떻게 해결해야 하는지 서술하세요.
7. 발주서를 보낸 뒤 구매 담당자가 납기까지 해야 하는 일을 도입 상황과 연결하여 서술하세요.
